1. Willkommen
PRIMO ist die zentrale Lead-Management-Plattform von EPIC / Königswege. Hier werden PKV-Leads vom Eingang über die Verteilung an Berater bis hin zum Abschluss und zur Abrechnung verwaltet.
- Neue PKV-Leads automatisch erfassen und mit einer EPIC Lead-ID versehen
- Lead-Scoring: Automatische Bewertung jedes Leads nach Qualität
- Zuweisung an Berater (einzeln oder in Bulk)
- Berater-Portal: Leads bearbeiten, Status pflegen, Wiedervorlagen setzen
- Bestellsystem: Berater können Leads bestellen (einmalig oder als Monatsplanung)
- KPI-Tracking: Abschlussquoten, Doku-Qualität, Pipeline-Übersicht pro Berater
- Finanzen: Verkauf (Berater-Rechnungen) und Einkauf (HKC-Rechnungen)
- Reklamations-Management
Zugangs-URLs
2. Für Berater
Das Berater-Portal ist die zentrale Anlaufstelle für alle Berater, um ihre Leads zu verwalten, Status-Updates zu pflegen und Bestellungen aufzugeben.
Einloggen
- Öffne primo.epicfinance.de im Browser.
- Klicke auf Mit Google anmelden.
- Wähle deinen @koenigswege.com Account aus.
- Du wirst automatisch eingeloggt und siehst deine Leads.
Lead-Übersicht
Nach dem Login siehst du die Übersicht aller dir zugewiesenen Leads. Es gibt zwei Ansichten:
Listen-Ansicht
Die Standard-Ansicht zeigt alle Leads als sortierbare Tabelle mit folgenden Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Lead ID | Eindeutige EPIC-Nummer des Leads |
| Vorname / Nachname | Name des Interessenten |
| Firma | Arbeitgeber des Interessenten |
| Gesellschaft | Aktuelle GKV-Gesellschaft |
| Beitrag | Aktueller GKV-Beitrag |
| Termindatum | Datum des vereinbarten Termins |
| Telefon | Mobilnummer des Leads |
| Status | Aktueller Bearbeitungsstatus |
| Kommentar | Letzte Notiz zum Lead |
| Umsatz | Erzielter/erwarteter Umsatz |
Klicke auf eine Spalten-Überschrift, um die Tabelle zu sortieren. Die Suchleiste filtert Leads nach Name, Firma oder Status.
Kanban-Ansicht
Wechsle über den Liste / Kanban Toggle in der Toolbar zur Kanban-Ansicht. Hier werden Leads als Karten in Spalten nach Status gruppiert:
Du kannst Leads per Drag & Drop zwischen den Spalten verschieben, um den Status schnell zu ändern.
Statistik-Karten
Oberhalb der Tabelle siehst du Kennzahlen-Karten mit der Gesamtanzahl deiner Leads, offenen Leads, Abschlüssen und Umsatz.
Lead bearbeiten
Klicke auf einen Lead in der Tabelle oder auf den Bearbeiten-Button, um den Bearbeitungs-Dialog zu öffnen.
Im Dialog kannst du folgende Daten ändern:
| Bereich | Felder |
|---|---|
| Kontaktdaten | Vorname, Nachname, Firma, Geburtsdatum, Mobilnummer, Festnetz, E-Mail |
| Versicherungsdaten | Gesellschaft, Beitrag, Termindatum, Kontaktdatum |
| Status & Ergebnis | Status (Dropdown), Umsatz, Kommentar |
Status-Codes
| Code | Status | Bedeutung |
|---|---|---|
| 00 | eingegangen | Lead neu im System, noch nicht zugewiesen |
| 01 | verteilt | Lead wurde einem Berater zugewiesen |
| 02 | kontaktiert | Erster Kontaktversuch durchgeführt |
| 03 | Termin vereinbart | Termin mit dem Interessenten steht |
| 04 | Beratung durchgef. | Beratungsgespräch hat stattgefunden |
| 05 | Angebot erstellt | Konkretes PKV-Angebot liegt vor |
| 06 | Abschluss | Vertrag unterschrieben |
| 07 | Police | Police ausgestellt |
| 08 | Courtage | Provision abgerechnet |
| 80 | Reklamation | Berater hat Reklamation gemeldet |
| 90 | Wiedervorlage | Lead auf Wiedervorlage gesetzt |
| 99 | Verloren | Lead nicht zustande gekommen |
Kontakthistorie / Notizen
Im unteren Bereich des Bearbeitungs-Dialogs findest du die Kontakthistorie. Hier kannst du Notizen hinzufügen, die chronologisch gespeichert werden. Jede Notiz erhält automatisch einen Zeitstempel und deinen Namen als Verfasser.
Änderungsverlauf
Ganz unten im Dialog siehst du den Änderungsverlauf (Changelog). Er protokolliert automatisch alle Status-Änderungen und Bearbeitungen am Lead.
Wiedervorlagen
Wiedervorlagen erinnern dich daran, einen Lead zu einem bestimmten Zeitpunkt erneut zu kontaktieren.
- Öffne den Lead im Bearbeitungs-Dialog.
- Im Bereich Wiedervorlage wähle Datum und Uhrzeit.
- Optional: Füge eine kurze Notiz hinzu (z.B. "Rückruf nach Urlaub").
- Klicke Setzen, um die Wiedervorlage zu aktivieren.
Wiedervorlagen-Übersicht
Auf der Hauptseite siehst du oberhalb der Lead-Tabelle den Bereich Wiedervorlagen (aufklappbar). Hier werden alle aktiven Wiedervorlagen gruppiert angezeigt:
| Kategorie | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Überfällig | Rot | Wiedervorlage-Datum liegt in der Vergangenheit |
| Heute | Orange | Wiedervorlage ist für heute geplant |
| Geplant | Grau | Wiedervorlage liegt in der Zukunft |
Direkt in der Übersicht kannst du über die Buttons Öffnen (Lead bearbeiten) oder Erledigt (Wiedervorlage abschließen) agieren.
Reklamation melden
- Öffne den Lead im Bearbeitungs-Dialog.
- Klicke unten auf den Reklamation-Button.
- Wähle einen Grund aus dem Dropdown:
Daten falsch, Nicht erreichbar, Kein Interesse, Bereits Kunde, Sonstiges - Beschreibe den Grund kurz im Kommentarfeld.
- Klicke Reklamation melden.
Leads bestellen
Über den Leads bestellen-Button auf der Hauptseite kannst du neue Leads anfordern. Es gibt zwei Modi:
Einmalige Bestellung
- Wähle den Modus Einmalig.
- Gib die gewünschte Anzahl Leads ein.
- Wähle den Liefermonat.
- Optional: Füge eine Anmerkung hinzu (z.B. bevorzugte Region).
- Klicke Bestellung anfragen.
Monatsplanung (Abo)
- Wähle den Modus Monatsplanung.
- Gib die Leads pro Monat ein.
- Wähle die Laufzeit (3, 6 oder 12 Monate).
- Wähle den Startmonat.
- Prüfe die Zusammenfassung (z.B. "60 Leads in 6 Monaten").
- Klicke Bestellung anfragen.
Bestellungen einsehen
Im oberen Bereich der Hauptseite siehst du den Abschnitt Meine Bestellungen. Hier werden alle deine aktiven und vergangenen Bestellungen mit Status angezeigt: Anfrage, Offen, Rechnung gestellt, Bezahlt, Leads verteilt.
3. Für Manager
Mike und Jonas haben Zugang zum Admin-Dashboard mit Lese- und Zuweisungs-Rechten. Hier ein Überblick über alle verfügbaren Funktionen.
Einloggen
- Öffne primo.epicfinance.de/admin.
- Klicke auf Mit Google anmelden.
- Verwende deinen @koenigswege.com Account (mike.matthes@ oder jonas.grafmueller@).
- Das Dashboard wird geladen.
Dashboard-Tabs
Das Dashboard besteht aus mehreren Tabs in der oberen Navigation:
| Tab | Inhalt |
|---|---|
| Inbox Badge | Neue, unzugewiesene Leads (Status 00). Hier werden Leads nach Score sortiert angezeigt und können Beratern zugewiesen werden. |
| Alle Leads | Komplette Lead-Tabelle mit allen Status. Filterbar nach Berater und Status. Sortierbar nach allen Spalten. |
| Berater KPIs | Performance-Übersicht aller Berater mit Score, Abschlussquote, Doku-Qualität und Pipeline. Verfügbar als Kacheln oder Liste. |
| Bestellungen Badge | Alle Lead-Bestellungen mit Status-Filter. Badge zeigt offene Anfragen. |
| Finanzen | Finanz-Übersicht mit Lead-Fluss-Visualisierung, Verkauf (Berater) und Einkauf (HKC) Tabellen. |
| Einstellungen | Lead-Scoring Gewichte und Berater-Zugänge (nur lesbar für Manager). |
Leads zuweisen
Einzelne Zuweisung
- Gehe zum Inbox-Tab.
- Klicke auf einen Lead in der Tabelle.
- Das Detail-Panel öffnet sich rechts mit Lead-Informationen und Score-Aufschlüsselung.
- Unter Berater-Empfehlungen siehst du passende Berater, sortiert nach Kapazität und Score.
- Wähle einen Berater aus und klicke Zuweisen.
Bulk-Zuweisung (mehrere Leads gleichzeitig)
- Aktiviere im Inbox-Tab die Checkboxen links neben den gewünschten Leads.
- Nutze die Checkbox im Tabellenkopf, um alle Leads auszuwählen.
- Die Bulk-Leiste erscheint mit Anzahl der ausgewählten Leads.
- Wähle einen Berater aus dem Dropdown.
- Optional: Setze den Haken bei Kulanz (Lead wird nicht berechnet).
- Klicke Zuweisen. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Verlauf.
Berater-KPIs verstehen
Der Berater-Score basiert auf der Abschlussquote und bestimmt den "Multiplier":
| Ampel | Multiplier | Abschlussquote |
|---|---|---|
| Grün | 2x+ | 15% oder höher |
| Orange | 1x | 5% bis 15% |
| Rot | <1x | unter 5% |
Weitere Kennzahlen
| Kennzahl | Beschreibung |
|---|---|
| Doku-Qualität | Prozentualer Anteil der Leads mit ausgefüllten Pflichtfeldern (Telefon, E-Mail, Gesellschaft, Beitrag). Ziel: 100%. |
| Pipeline | Prozentualer Anteil der aktiven Leads (nicht verloren/reklamiert) im Verhältnis zur Gesamtzahl. |
| Gesamt / Abschl. | Gesamtanzahl Leads und Anzahl Abschlüsse des Beraters. |
| Quote | Abschlussquote = Abschlüsse / Gesamtleads. |
Ansichts-Modi
Im KPI-Tab kannst du zwischen Liste (Tabelle mit Sortierung) und Kacheln (visuelle Grid-Karten mit Pipeline-Balken) umschalten.
Berater-Portal einsehen
Über den Button Portal ansehen auf jeder Berater-Karte oder -Zeile öffnet sich das Berater-Portal im Read-Only-Modus. So kannst du sehen, was der Berater sieht, ohne Änderungen vornehmen zu können.
Was Manager NICHT können
Folgende Aktionen sind Managern nicht möglich und dem Super Admin vorbehalten:
| Funktion | Grund |
|---|---|
| Bestellungen erstellen/bearbeiten | Nur Super Admin kann Bestellungen manuell anlegen und Status ändern |
| Bestellungen löschen | Schutz vor versehentlicher Datenlösung |
| Rechnungen erstellen (LexOffice) | Finanzielle Aktionen nur durch Super Admin |
| Berater anlegen/offboarden | Zugangs-Verwaltung nur durch Super Admin |
| Reklamationen bearbeiten | Entscheidung über Stattgabe/Ablehnung nur durch Super Admin |
| Einstellungen ändern | Scoring-Gewichte und System-Konfiguration nur durch Super Admin |
4. Für Super Admin
Der Super Admin (Rikmer) hat vollen Zugriff auf alle Funktionen. Neben allen Manager-Funktionen stehen folgende zusätzliche Möglichkeiten zur Verfügung.
Bestellungen erstellen und verwalten
Neue Bestellung anlegen
- Gehe zum Tab Bestellungen.
- Klicke auf + Neue Bestellung.
- Fülle die Felder aus: Berater, Anzahl, Liefermonat, Stückpreis.
- Die Bestellung wird mit Status Entwurf angelegt.
Berater-Anfragen freigeben
Wenn Berater über das Portal Leads bestellen, erscheint die Anfrage im Bestellungen-Tab mit Status Anfrage.
- Prüfe die Anfrage-Details (Berater, Anzahl, Monat).
- Klicke Freigeben, um die Bestellung zu aktivieren.
- Alternativ: Alle Anfragen freigeben für Bulk-Freigabe.
Bestell-Status-Workflow
Rechnungen erstellen
Im Tab Finanzen gibt es zwei Bereiche:
Verkauf (Berater-Rechnungen)
Übersicht aller fakturierten, bezahlten und offenen Beträge pro Berater. Zeigt Bestellungen, Lieferungen und Reklamationen.
Einkauf (HKC-Rechnungen)
Verwaltung der Lead-Einkaufsrechnungen vom Lieferanten (HKC). Über + Neue HKC-Rechnung können Einkaufsrechnungen erfasst werden.
Lead-Fluss Visualisierung
Oberhalb der Tabellen zeigt ein farbiger Balken den Lead-Fluss: Wie viele Leads in welchem Status sind (eingegangen, verteilt, in Bearbeitung, abgeschlossen, verloren).
Berater anlegen / offboarden
Neuen Berater anlegen
- Gehe zu Einstellungen → Berater-Zugänge.
- Trage den Namen (z.B. "Max Mustermann") ein.
- Trage die E-Mail-Adresse (@koenigswege.com) ein.
- Klicke + Zugang anlegen.
- Der Berater kann sich ab sofort mit seinem Google-Account im Portal anmelden.
Berater offboarden (deaktivieren)
- Gehe zu Einstellungen → Berater-Zugänge.
- Finde den Berater in der Tabelle.
- Klicke auf Deaktivieren.
- Der Berater kann sich nicht mehr einloggen, seine Leads bleiben erhalten.
Reklamationen bearbeiten
Reklamierte Leads werden im Tab Alle Leads mit Status 80 reklamiert angezeigt. Ein Badge im Tab zeigt die Anzahl offener Reklamationen.
- Filtere im Alle Leads-Tab nach Status 80 reklamiert.
- Klicke auf den Lead, um die Details zu sehen (Grund, Kommentar des Beraters).
- Entscheide:
Stattgeben Der Berater erhält einen Ersatz-Lead. Der Lead wird auf Status "99 verloren" gesetzt.
Ablehnen Die Reklamation wird abgelehnt, der Lead geht zurück in den vorherigen Status.
Einstellungen
Lead-Scoring Gewichte
Im Tab Einstellungen können die Gewichte für die Lead-Scoring-Berechnung angepasst werden. Die Summe der Gewichte ergibt den Maximalscore (Standard: 24 Punkte).
| Dimension | Standard | Beschreibung |
|---|---|---|
| Versicherungsstatus | 4 | GKV/PKV-Status und Wechselbereitschaft |
| Beitrag / Einkommen | 4 | Höhe des aktuellen GKV-Beitrags |
| Alter | 4 | Alter des Interessenten (jünger = besser für PKV) |
| Datenqualität | 4 | Vollständigkeit der Kontaktdaten |
| HKC Ampel | 4 | Qualitätsbewertung vom Lieferanten |
| Familie | 4 | Familienstand / Kinder |
Nach Änderung: Klicke Einstellungen speichern.
Berater-Zugänge verwalten
Die Tabelle unter Berater-Zugänge zeigt alle registrierten Berater mit:
- Name und E-Mail
- Status (Aktiv / Inaktiv)
- Letzter Login (Zeitpunkt der letzten Anmeldung)
- Erstellt (Datum der Zugangsanlage)
- Aktionen (Aktivieren / Deaktivieren)
5. FAQ / Tipps
Häufig gestellte Fragen und nützliche Tipps für den Alltag mit PRIMO.
"Meine Änderungen werden nicht angezeigt"
PRIMO arbeitet mit einem serverseitigen Cache (60 Sekunden). Wenn deine Änderungen nicht sofort sichtbar sind:
- Klicke oben rechts auf den Aktualisieren-Button.
- Warte 2-3 Sekunden, bis die Daten neu geladen sind.
- Falls das nicht hilft: Lade die Seite komplett neu (Strg+R / Cmd+R).
"Lead nicht gefunden"
Neue Leads erhalten automatisch eine EPIC Lead-ID, sobald sie im System eingehen. Falls ein Lead keine ID hat:
- Der Lead wurde möglicherweise gerade erst importiert. Warte kurz und aktualisiere.
- Prüfe die Suche: Sie durchsucht Name, Firma und Status.
- Als Berater siehst du nur deine eigenen Leads.
"Wie funktioniert die Dubletten-Erkennung?"
PRIMO erkennt potenzielle Dubletten anhand von Name und Kontaktdaten. Wenn ein neuer Lead importiert wird, der einem bestehenden Lead ähnelt, wird dies im Inbox als Hinweis angezeigt. Der Admin entscheidet dann, ob der Lead zugewiesen oder als Dublette markiert wird.
"Wie werden Leads bewertet?" (Scoring)
Jeder Lead erhält automatisch einen Score (0-24 Punkte), basierend auf sechs Dimensionen:
| Dimension | Bewertungskriterium |
|---|---|
| Versicherungsstatus | GKV-versichert mit Wechselabsicht = hoch |
| Beitrag | Höhere GKV-Beiträge = mehr Einsparpotenzial |
| Alter | Jüngere Interessenten = bessere PKV-Konditionen |
| Datenqualität | Vollständige Kontaktdaten = höhere Erreichbarkeit |
| HKC Ampel | Qualitätsbewertung vom Lead-Lieferanten |
| Familie | Familienstand und Kinderanzahl |
Im Inbox-Detail-Panel wird die Score-Aufschlüsselung mit Balken pro Dimension angezeigt.
Nützliche Tipps
- Daten immer aktuell halten: Je vollständiger die Kontaktdaten, desto besser die Doku-Qualität und das Berater-KPI.
- Status zeitnah pflegen: Ändere den Status eines Leads direkt nach dem Kontakt oder Termin.
- Wiedervorlagen nutzen: Setze für jeden Lead, bei dem ein Rückruf nötig ist, eine Wiedervorlage.
- Kommentare schreiben: Kurze Notizen helfen dir und dem Admin, den Verlauf nachzuvollziehen.
- Kanban für den Überblick: Die Kanban-Ansicht ist ideal, um den Status aller Leads auf einen Blick zu sehen.
- Sortierung nutzen: Klicke auf Spalten-Überschriften, um nach verschiedenen Kriterien zu sortieren.
6. Kontakt & Support
Bei Fragen, Problemen oder Verbesserungsvorschlägen zu PRIMO:
Rikmer Ehrke
Technischer Ansprechpartner PRIMO